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거래계약서 보존의무

부동산위키

거래계약서 보존의무는 개업공인중개사가 중개대상물에 관한 중개를 완성하여 거래계약서를 작성한 경우, 그 원본·사본 또는 전자문서를 법정 기간 동안 보존해야 하는 의무를 말한다. 이는 부동산 거래의 사후 분쟁을 예방하고, 등록관청의 지도·감독과 손해배상책임 판단의 기초자료를 확보하기 위한 제도이다.

개요[편집 | 원본 편집]

부동산 거래는 금액이 크고 권리변동 효과가 중대하므로, 거래 당시의 계약내용을 명확히 남겨 둘 필요가 있다. 그래서 공인중개사법은 개업공인중개사에게 단순히 거래계약서를 작성·교부하는 데 그치지 않고, 일정 기간 이를 보존하도록 하고 있다.

거래계약서 보존의무의 핵심 목적은 다음과 같다.

법적 근거[편집 | 원본 편집]

거래계약서 보존의무의 직접적인 근거는 공인중개사법 제26조와 공인중개사법 시행령 제22조에 있다.

의의[편집 | 원본 편집]

거래계약서 보존의무는 단순한 문서정리 의무가 아니다. 개업공인중개사가 중개과정에서 수행한 업무와 거래당사자 사이의 합의내용을 장기간 추적할 수 있게 하는 책임관리 의무이다.

특히 다음과 같은 상황에서 의미가 크다.

의무의 주체[편집 | 원본 편집]

거래계약서 보존의무의 주체는 개업공인중개사이다.

반면 소속공인중개사는 해당 중개행위에 관여하여 서명·날인할 수 있으나, 법률상 기본적인 보존의무 주체는 개업공인중개사이다. 중개보조원은 보존의무의 주체가 아니다.

보존의 대상[편집 | 원본 편집]

보존해야 하는 것은 단순한 계약서 사본만이 아니다. 현행 공인중개사법은 다음을 보존대상으로 규정한다.

  • 원본
  • 사본
  • 전자문서

즉 종이문서로 작성한 경우에는 원본 또는 사본 형태로, 전자적으로 작성한 경우에는 전자문서 형태로 보존할 수 있다.

보존기간[편집 | 원본 편집]

거래계약서의 보존기간은 5년이다.

이는 공인중개사법 제26조제1항의 “대통령령으로 정하는 기간”을 공인중개사법 시행령 제22조제2항이 구체화한 것이다.

시험에서는 다음 기간과 비교해서 정리하는 것이 중요하다.

보존의 기산점[편집 | 원본 편집]

법문은 “중개가 완성된 때” 거래계약서를 작성하도록 하고 있으므로, 보존의무는 거래계약서가 작성된 시점을 기준으로 시작한다고 이해한다.

실무상으로는 다음 순서로 정리할 수 있다.

  1. 중개가 완성
  2. 거래계약서 작성 및 교부
  3. 보존용 문서 확보
  4. 5년간 보존

공인전자문서센터 보관의 예외[편집 | 원본 편집]

공인중개사법 제26조제1항 단서는 거래계약서가 공인전자문서센터에 보관된 경우에는 별도로 보존하지 않아도 된다고 정한다.

이 예외의 의미는 다음과 같다.

  • 전자적 보관의 공신력 활용
  • 중복 보관 부담 완화
  • 전자문서 관리체계와의 연계

다만 이 예외는 아무 전자저장 방식에나 적용되는 것이 아니라, 법이 정한 공인전자문서센터 보관인 경우에 한정된다는 점에 주의해야 한다.

보존의무와 거래계약서 작성의무의 관계[편집 | 원본 편집]

보존의무는 거래계약서 작성의무와 분리될 수 없다. 즉 적법하게 작성된 거래계약서가 있어야 보존의무도 성립한다.

따라서 다음은 서로 연결된다.

  • 거래계약서 작성
  • 거래당사자에 대한 교부
  • 서명 및 날인
  • 원본·사본 또는 전자문서 보존

이 때문에 거래계약서를 아예 작성하지 않거나, 적정하게 작성하지 않거나, 작성 후 보존하지 않는 경우 모두 문제가 될 수 있다.

거래계약서와 중개대상물 확인·설명서의 구별[편집 | 원본 편집]

시험에서는 보존의무를 물을 때 거래계약서와 중개대상물 확인·설명서를 혼동하지 않도록 주의해야 한다.

둘 다 보존의무가 있지만 보존기간과 문서의 성격이 다르다.

보존의무와 전속중개계약의 구별[편집 | 원본 편집]

또한 전속중개계약의 보존의무와도 구별해야 한다.

즉 전속중개계약은 “중개를 맡긴 계약”의 보존이고, 거래계약서는 “실제 거래가 성립한 계약”의 보존이다.

보존해야 할 이유[편집 | 원본 편집]

거래계약서는 부동산 거래의 거의 모든 후속 절차와 연결된다.

1. 거래내용 입증[편집 | 원본 편집]

누가 누구와 어떤 조건으로 계약했는지, 계약금·중도금·잔금은 어떻게 정했는지, 특약사항이 무엇인지 확인할 수 있다.

2. 행정감독 대응[편집 | 원본 편집]

등록관청은 공인중개사 지도·감독을 위하여 장부와 서류 제출을 요구하거나 검사할 수 있는데, 거래계약서는 핵심 점검자료가 된다.

3. 민사분쟁 대응[편집 | 원본 편집]

매매계약 해제, 보증금 반환, 원상회복, 중개보수 분쟁 등에서 계약서가 가장 중요한 증거가 된다.

4. 공법·조세 문제 확인[편집 | 원본 편집]

부동산 거래신고, 세금 문제, 거짓신고 여부도 거래계약서 내용을 기준으로 판단하는 경우가 많다.

전자문서 보존[편집 | 원본 편집]

현행법은 보존대상에 전자문서를 명시하고 있으므로, 거래계약서를 전자적으로 작성하고 적법하게 보존하는 것도 가능하다.

전자문서 보존의 실무상 장점은 다음과 같다.

  • 검색과 관리의 편의
  • 훼손·분실 위험 감소
  • 다수 문서의 체계적 보관
  • 공인전자문서센터 활용 가능성

다만 전자문서라고 하더라도 보존기간 5년이라는 원칙은 동일하다.

보존의무 위반[편집 | 원본 편집]

개업공인중개사가 거래계약서를 적정하게 작성·교부하지 않거나 보존하지 않으면 행정처분의 대상이 될 수 있다.

대표적으로 문제되는 경우는 다음과 같다.

  • 거래계약서를 작성하지 않은 경우
  • 작성은 했지만 보존하지 않은 경우
  • 일부만 보존하고 나머지를 분실한 경우
  • 전자문서 관리가 부실한 경우
  • 거래당사자에게 교부한 계약서와 보존본이 일치하지 않는 경우

위반 시 제재[편집 | 원본 편집]

거래계약서 보존의무 위반은 업무정지 사유가 될 수 있다. 공식 심판례와 행정처분 기준도 공인중개사법 제26조제1항을 위반하여 거래계약서를 적정하게 작성·교부하지 않거나 보존하지 않은 경우를 행정처분 대상으로 다룬다.

또한 다음 위반은 더 중하게 문제된다.

  • 거래금액 등 거래내용을 거짓으로 기재한 경우
  • 서로 다른 둘 이상의 거래계약서를 작성한 경우

이는 단순 미보존을 넘어서 거짓신고, 다운계약서, 업계약서 문제와 연결될 수 있다.

실무상 관리 포인트[편집 | 원본 편집]

거래계약서 보존의무를 제대로 이행하려면 실무적으로 다음이 중요하다.

  • 거래별로 계약서를 체계적으로 정리할 것
  • 중개대상물 확인·설명서와 함께 묶어 관리할 것
  • 전자문서와 종이문서의 일치 여부를 확인할 것
  • 특약사항 누락 없이 최종본을 보존할 것
  • 정정이나 수정이 있으면 그 경위를 남길 것
  • 보존기간 만료 전 임의 폐기하지 말 것

시험상 중요 논점[편집 | 원본 편집]

관련 문서[편집 | 원본 편집]

참고 문헌[편집 | 원본 편집]

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